Одним из решающих факторов успешной сделки являются комфортные и безопасные условия деловых переговоров. По этой причине каждая уважающая себя организация, а также хорошие отели и даже некоторые современные жилые дома, имеют хорошо оборудованные переговорные комнаты. Как же обустроить это помещение таким образом, чтобы потенциальный клиент, заказчик или деловой партнер чувствовал дружественную атмосферу, соответствующую имиджу компании?
Дизайн
Интерьер комнаты для переговоров не должен содержать ярких цветов и броских украшений. Оформить помещение лучше в строгом классическом стиле, однако современный минималистский дизайн также будет уместен.
В целях безопасности переговорную часто делают в комнате без окон. Но если, ноутбуки или, скажем, глушители сотовых телефонов без проблем работают в темном помещении, то человеку без естественного света работается некомфортно. В связи с этим стоит позаботиться о качественных лампах дневного света. Идеальный вариант – многоуровневое освещение, имитирующее естественное.
Важно обратить внимание на материал и количество стульев. Необходимо учитывать, что комната может использоваться как для встреч двух-трех людей, так и для совещаний руководства, где может присутствовать порядка 20 человек. Будут это дорогие кожаные кресла на вертящихся ножках или скромные стулья, зависит от характера встреч, статуса организации и т.д.
Что касается стола, то его форма должна быть круглой или овальной. Отсутствие углов, как известно, не только позволяет удобно расположиться всем участникам встречи, но и на подсознательном уровне располагает к открытости и мирному разрешению спорных ситуаций.
Технологии
Основной задачей комнаты переговоров в большинстве случаев является обеспечение конфиденциальности. Помещение должно быть оснащено надежной системой безопасности, включающей средства акустической защиты, блокираторы сотовой связи, устройства экстренного уничтожения информации и прочие приборы, предотвращающие утечку информации.
Главными помощниками в ведении переговоров на сегодняшний день являются технические достижения. Для проведения презентаций и сеансов видеоконференцсвязи понадобится достаточно большой телевизор, видеопроектор и экран для него, флипчарты и канцелярские принадлежности. Важная деталь – доступ в Интернет, по возможности беспроводной. Кроме того, переговорной обязательно должен быть установлен кондиционер и как можно больше разъемов для аппаратуры.
К вышесказанному остается добавить, что наличие кулера с пачкой одноразовых стаканчиков или бутылок с минеральной водой также способствуют позитивному настрою – компания заботится о клиентах/сотрудниках, а, следовательно, заботится и о качестве продукции/услуг.
