|
Ни одно предприятие на сегодняшний день, не может существовать без деловой переписки, и, по большому счету, письмо превалирует над остальными документами.
Для того, чтобы правильно и со знанием вести деловую переписку необходимо знать, что это такое и как она оформляется, ведь письмо – это неотъемлемое средство связи с другими предприятиями.
Итак, письмо может иметь различные назначения и функции и пересылаться либо по почте, либо курьером, а также с помощью факса или по электронной почте.
По своему содержанию письма могут быть: гарантийные, инструкционные, рекламные, коммерческие, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы и т.д.
Рассматривая инструкционные письма, необходимо указать, что эти письма исходят из государственных или муниципальных органов управления и содержат указания, рекомендации и т.д.
Что касается гарантийных писем, то здесь все понятно каждому: эти письма содержат различные гарантии, например, гарантии оплаты или качества продукции.
В рекламных письмах содержится реклама разного рода, а также цены на рекламируемые товары.
Коммерческие письма составляются при заключении контрактов. Такое письмо представляет собой обращение покупателя к продавцам, с просьбой о предоставлении более полной информации о товарах и услугах.
Говоря о письмах-запросах, необходимо уточнить, что в посланиях подобного рода обычно содержится информация о том, что внешнее предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и просит дать соответствующий ответ или объяснение.
Очень часто какие-либо документы, нуждающиеся в объяснении, требуют сопроводительного письма, в котором уточняется цель и рекомендации к исходному документу.
Любое письмо должно быть правильно оформлено, ведь именно это обеспечивает доставку письма тому, кому оно предназначено. Для этого необходимо указать адресат, фирму, структурное подразделение, должность, фамилию, имя, отчество получателя.
Если письмо является дополнением к уже отправленному - не забудьте указать номер и дату первого письма.
Для того, чтобы письмо было принято и понято, необходимо особое внимание уделить самому тексту: постарайтесь, чтобы текст вашего письма был последовательным, убедительным, лаконичным и, самое главное, корректным. Необходимо все факты представить более основательно и ясно, иными словами: постарайтесь осветить все стороны обсуждаемого вопроса, но помните: не стоит слишком распространяться, по возможности информация должна быть полной и краткой.
Начать письмо можно такими словами:
«Уважаемая Татьяна Сергеевна!»;
«Господин Сомов» и т.д.
Закончить письмо можно такими словами:
«С Уважением, Марина Соловьева»;
«Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества»;
« Мы надеемся на Вашу заинтересованность …..» и т.д.
Помните, что при составлении писем иностранным фирмам всегда нужно учитывать, что они свои деловую переписку составляют по другим правилам, хотя существуют и международные стандарты на основные, например, коммерческие документы, и это также касается делового письма.
Как уже говорилось, письма могут быть отравлены различными способами, в том числе и факсом. По факсу можно передавать любые документы, например, контракты, акты и другую, не менее важную информацию. Однако факс является, по сути, копией переданного документа, поэтому такая передача информации условно называется письмом.
Оформление письма посредством факсимильного аппарата очень схоже с обычным деловым письмом, разница заключается лишь в том, что в данном случае вместо адресата указывается номер телефакса получателя письма.
Факс на верхней странице листа самостоятельно указывает дату, время, номер телефакса, откуда было передано письмо и количество страниц.
|
